In den letzten Jahren hat sich der Begriff Prozessoptimierung zu einem geflügelten Wort entwickelt. Ich würde behaupten, dass beinahe jedes Unternehmen mit dem Begriff zu tun hatte oder mindestens davon gehört hat. Doch was genau ist Prozessoptimierung und warum spielt der Begriff heutzutage eine besondere Rolle?
Was ist Prozessoptimierung?
Im Grunde ist bei der Erklärung der Name Programm. Es geht darum, einen Prozess in der Art und Weise zu optimieren, dass er effizienter und effektiver abläuft. Hierfür stehen mir als ausgebildeten Kaizen-Manager zahlreiche Werkzeuge und Methoden zur Verfügung. Dabei geht es nicht darum, die Prozesse Ihres Unternehmens gänzlich neu zu erfinden. Vielmehr geht es darum, Potenziale der bestehenden Prozesse bestmöglich zu erkennen und diese zu Ihrem Vorteil zu verändern.
Ziele der Prozessoptimierung
Je nach Unternehmen und je nach Bedarf können alle innerbetrieblichen Prozesse optimiert werden. Egal ob Entwicklungs-, Produktions- oder Kommunikationsprozesse, um nur einen Ausschnitt zu nennen. Die Ziele sind vielfältig. Im Regelfall geht es darum, Kosten zu senken, den Ressourceneinsatz zu optimieren, Mitarbeiter zu entlasten und Durchlaufzeiten zu verkürzen. Weitere Ziele der Prozessoptimierung betreffen die Steigerung der Sicherheit, die Erhöhung der Produktqualität, Stabilisierung von Abläufen und die Optimierung der Auslastung von Maschinen.
Ablauf der Prozessoptimierung
Ganz klar – am Anfang eines Projektes zur Prozessoptimierung wird festgelegt, welche Prozesse konkret im Fokus stehen sollen. Das bedeutet jedoch nicht, dass im Laufe der Bearbeitung keine weiteren, angrenzenden Prozesse hinzukommen können. Das kann jederzeit der Fall sein, wenn sie mit dem ursprünglichen Prozess in Wechselwirkung stehen. Daraufhin erfolgt eine umfassende Analyse. Dabei geht es darum, Zahlen, Daten und Fakten (kurz ZDF) zu sammeln. Hier kommen bereits die ersten Techniken aus meinem Methodenkoffer zum Einsatz, um die Ausgangssituation möglichst schnell und gesamtheitlich zu erfassen.
Auf der Basis dieser Analyse werden erste Ursachen für Probleme identifiziert, mögliche Gegenmaßnahmen diskutiert und Umsetzungsvorschläge definiert. Sukzessive gestaltet sich so ein neues Bild des Prozesses, natürlich vorerst nur in der Theorie. Diese gilt es im nächsten Schritt praktisch gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern vor Ort in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Dabei helfe ich Ihnen, an den richtigen Stellschrauben zu drehen und die erreichten Ergebnisse zu nachhaltig abzusichern.
Hilfreiche Methoden und Werkzeuge
Für die Optimierung betrieblicher Prozesse gibt es eine Menge Ansätze, Methoden und Werkzeuge, die bei der Umsetzung helfen können. Was davon wirklich zielführend einsetzbar ist, wird von Fall zu Fall individuell entschieden.
Ein weit verbreiteter Ansatz erfolgt über das sogenannte Kaizen-Management, was auf einer japanischen Philosophie beruht. Kaizen steht für eine Denkweise, die darauf abzielt, kontinuierlich Verbesserungspotentiale zu erkennen und zu implementieren. Die Mitarbeiter stehen dabei besonders im Fokus. Ziel ist es, diese aktiv in den Verbesserungs- bzw. Veränderungsprozess einzubinden.
Einen weiteren bekannten Ansatz beschreibt das Lean-Management. „Verschlankung“ ist hier das Zauberwort und es bezieht sich dabei auf die Organisationsstruktur. In dieser sollen Prozesse reduziert, optimiert und aufeinander abgestimmt werden. So wird Effizienz, Effektivität und die Reduktion von Verschwendung erreicht.
Natürlich gibt es viele weitere Werkzeuge, gerade im analytischen Bereich, wie das SWOT – Analyse oder Wertstromanalysen. Es geht jedoch nicht darum, alle Methoden anzuwenden, sondern die für das entsprechende Szenario am sinnvollsten miteinander zu kombinieren. So lassen sich die gesteckten Ziele am besten erreichen.
Der Business-Flip-Tipp
Viele Unternehmen hadern häufig damit, sich einen externen Ansprechpartner zur innerbetrieblichen Problemlösung zu suchen. Gerade im Bereich kleiner und mittelständischer Unternehmen habe ich diese Erfahrungen gemacht. Dabei liegt genau hier mein großer Vorteil als Berater, denn ich kann mit einem objektiven Blick an die Arbeit gehen. Gerade beim Thema Prozessoptimierung ist die Sicht von außen besonders wichtig, um alle Chancen und Schwachstellen zu erkennen.
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